Þegar kjósa skal trúnaðarfólks, fer kosning oft fram skriflega. Það er engin skylda, en þykir heppilegt margra hluta vegna. Í ritinu “Trúnaðarmaðurinn á vinnustað”, sem MFA hefur gefið út er að finna þær leiðbeiningar um kjör trúnaðarfólks að ágætt sé að tveir menn stjórni kosningu og hafi umsjón með henni, til dæmis fráfarandi trúnaðarmaður svo og fulltrúi viðkomandi verkalýðsfélags. Þeir sem stjórna kosningu geta gert annað tveggja, leitað eftir uppástungum um væntanlegan trúnaðarmann eða lagt til að allir starfsmenn innan viðkomandi verkalýðsfélags á vinnustaðnum séu í kjöri. Sé fyrrtalda aðferðin notuð hlýtur sá kosningu sem flest atkvæði fær af þeim sem stungið var upp á. Sé kosning bundin við uppástungur ber aðeins að rita á atkvæðaseðilinn nafn eins þeirra sem stungið hefur verið upp á. Sé einungis stungið upp á einum er sá sjálfkjörinn í stöðu trúnaðarmanns. Ákveði starfsmenn að allir séu í kjöri rita kjósendur nafn þess sem þeir velja úr hópi starfsmanna á atkvæðaseðil. Fáist ekki afdráttarlaus niðurstaða með þeim hætti er oft kosið milli þeirra tveggja eða þriggja sem flest atkvæði fengu.

Atkvæðisréttur

Hvergi er að finna ákvæði, hvorki í kjarasamningum né lögum, sem takmarka rétt félagsmanna innan verkalýðsfélaga til að taka þátt í kosningu trúnaðarmanna. Meginreglan hlýtur því að vera sú að allir félagsmenn taki þátt í kosningunni. Heppilegast hlýtur að vera að allir starfsmenn taki þátt í kjöri. Sé verið að kjósa trúnaðarmann á vinnustað þar sem sumarafleysingafólk er fjölmennt, getur verið gott að kjósa trúnaðarmann á öðrum tíma.

Kjörgengi

Allir félagsmenn verkalýðsfélagsins á vinnustaðnum eru kjörgengir sem trúnaðarmenn. Er það því meginreglan, en leitast mun við að velja sem trúnaðarmenn þá sem fólk hefur trú á að muni standa sig í því hlutverki.
Ekki er hægt að mæla með verkstjóra í stöðu trúnaðarmanns. Verkstjóri er fulltrúi atvinnurekanda og ber fyrst og fremst skyldur gagnvart honum. Engu breytir þó verkstjóri sé félagsmaður í verkalýðsfélagi. Ekki ætti heldur að velja þann í stöðu trúnaðarmanns sem gegnir starfi verkstjóra í forföllum hans. Vilji svo til að trúnaðarmaður sé gerður að verkstjóra, er best að kjósa sem fyrst annan í stöðu trúnaðarmanns.

Tilkynning til atvinnurekanda um skipan trúnaðarfólks

Tilkynna skal stéttarfélagi hver hafi verið kosinn trúnaðarmaður og tilnefnir félagið hinn nýkjörna trúnaðarmann í starfið jafnframt því að tilkynna forráðamönnum viðkomandi fyrirtækis nafn þess sem tilnefndur var.

Rétt er að stéttarfélag tilkynni skriflega viðkomandi atvinnurekanda um kjör eða val trúnaðarmanna eftir að það hefur farið fram. Einungis þannig er tryggt að trúnaðarmenn verkalýðsfélaganna njóti verndar samkvæmt 11. gr. laga um stéttarfélög og vinnudeilur. Bréf um skipan trúnaðarmanns er eðlilegt að senda í ábyrgð eða láta atvinnurekanda staðfesta móttöku þess með áritun sinni á ljósrit. Er þá venjulega tilkynnt um skipan trúnaðarmanns til næstu tveggja ára, svo sem kjarasamningurinn kveður á um. Bréfið gæti verið svo hljóðandi: “Hér með tilkynnir (nafn stéttarfélags) að (nafn, heimilisfang og kennitala trúnaðarmanns) hefur verið valinn/kosinn trúnaðarmaður félagsins til næstu tveggja ára frá og með dagsetningu móttöku bréfs þessa að telja.” Það er einnig dagsett og undirritað.

Í dómi Félagsdóms 3/1990 (IX:329) var deilt um uppsögn trúnaðarmanns. Atvinnurekandi hélt því fram að maðurinn væri ekki trúnaðarmaður í skilningi laganna um stéttarfélög og vinnudeilur og honum hefði aldrei verið tilkynnt um kosningu hans svo sem kjarasamningar geri ráð fyrir. Jafnvel þótt hann hefði einhvern tíma verið kosinn trúnaðarmaður þá verði að endurnýja tilnefninguna á tveggja ára fresti samkvæmt ákvæðum kjarasamningsins. Félagsdómur komst að þeirri niðurstöðu að verkalýðsfélaginu hefði ekki tekist að sanna að maðurinn hefði verið trúnaðarmaður félagsins. Dómurinn tók fram að skrifleg tilkynning um tilnefningu um trúnaðarmann væri æskileg, en ekki nauðsynleg. Þessi dómur sýnir að nauðsynlegt er að vanda vel tilkynningar félaganna til atvinnurekenda um val eða kjör trúnaðarmanna.

Í Félagsdómi 1/2003 krafðist atvinnurekandi sýknu af kröfum um brot á ákvæðum laga um stéttarfélög og vinnudeilur um uppsagnarvernd trúnaðarmanna, á þeim grundvelli að starfsmanni sem sagt var upp störfum hafi ekki verið fullgildur trúnaðarmaður. Skylt hafi verið að leita samþykkis atvinnurekanda fyrir því að starfsmaður gegni trúnaðarmannsstöðu stéttarfélags á vinnustað, sbr. 1. mgr. 9. gr. laganna. Uppsögnin var tilkynnt viðkomandi starfsmanni í febrúar 2002. Í aðilaskýrslu formanns stéttarfélagsins kom fram að umræddur starfsmaður hefði verið kosinn trúnaðarmaður á fundi starfsmanna á árinu 1992 og hefði atvinnurekanda verið tilkynnt um það. Af hálfu atvinnurekanda voru ekki verið bornar brigður á þetta og samkvæmt gögnum málsins, þ.m.t. bréfaskriftum til stéttarfélagsins, var ljóst að atvinnurekandinn hafði litið á umræddan starfsmann sem trúnaðarmann stéttarfélagsins. Að þessu athuguðu þótti Félagsdómi haldlaus sú málsástæða að umræddur starfsmaður hafi ekki verið trúnaðarmaður samkvæmt 1. mgr. 9. gr. laga nr. 80/1938, enda stóðst ekki skilningur atvinnurekanda á þessu ákvæði í ljósi orðalags þess og greindra ákvæða kjarasamningsins.